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招标业务中的财务管理

当前,我国招投标行业面临转型升级,招投标业务也进入全面风险管理阶。招投标环节的财务管理,对防控业务风险,促进招标业务管理规范发挥着重要作用。现就招标业务中财务管理的现状及思考进行归纳总结。

    一、招投标财务管理的原则

    招标是一种符合市场经济要求、择优竞争的采购方式,它通过事先公布采购条件和要求,由众多的投标人按照同等条件进行竞争,招标人按照规定的程序从中选择订约方,这一系列程序,真正实现了“公开、公平、公正”的市场竞争原则。鉴于招投标业务模式的特殊性,在财务管理中应遵循以下三个原则。

    (一)以遵循会计准则、财务通则和内控规范为前提

    企业的财务管理和财务制度设计必须符合国家的法律、法规和政策。会计准则和财务通则是财务管理工作的基本准则,企业的任何业务操作行为体现在财务管理环节上都要以财务的基本准则为标尺。同时,加强内控管理,通过手工控制与自动控制、预防性控制与发现性控制相结合的方法,运用不相容职务分离控制、授权审批控制、会计系统控制、预算控制和绩效考评控制等多种措施,将风险控制在可承受范围之内。

    (二)尊重招投标的法律法规

    我国招投标的法律法规建设经历了从无到有、不断修订完善的过程,先后出台两个基本法律法规《招标投标法》和《政府采购法》,随后分别制定了相应的实施条例。

2000年1月1日起实施的《招标投标法》,是我国第一部规范公共采购和招标投标活动的专门法律,规定在我国境内进行的工程建设项目及与其有关的货物、服务,必须进行招标。

    在《招标投标法》的实施过程中,出现了一些新的问题和情况,法规的一些规定显得较为原则,难以满足实际工作的需要。2011年12月20日,发布了《招标投标法实施条例》,这是完善社会主义市场经济体制、促进公平竞争、预防和惩治腐败的一项重要举措。

    为了规范使用国家财政性资金的采购行为,提高资金的使用效率,维护国家利益和社会公共利益,保护政府采购当事人的合法权益,促进廉政建设。自2003年1 月1日起施行了《政府采购法》,其本质是政府在法律法规的约束下进行采购的行为。法规明确规定当地政府采购的货物达到一定的金额时必须采用公开招标的方式进行采购。

    《政府采购法》实施十余年来,政府采购的实践日益充分,政府采购改革深入推进,政府采购总规模不断扩大。为解决法规执行中出现的问题,进一步促进政府采购的规范化、法制化,构建规范透明、公平竞争、监督到位、严格问责的政府采购工作机制。2015年3月1日《政府采购法实施条例》正式施行。

上述法律法规,规范了招标人和投标人的行为,同时也有利于防范招标采购操作中的财务管理风险,从而降低企业经营风险。

    (三)在招标程序中,强化财务管理

    采取公开招标方式采购的主要程序包括三个阶段:招标准备阶段、招标投标阶段和决标成交阶段。在不同的阶段,财务管理工作的侧重点有所不同。

    招标准备阶段的主要工作有:选择招标方式,如果招标人委托专业的招标代理机构完成招标工作,需要与其签订委托招标代理合同、办理招标备案和编制招标有关文件。在此阶段,财务管理工作的重点是审核委托招标代理合同,从文本条款上把关,将财务风险端口前移。

    招标投标阶段的主要工作有:发布招标广告、资格预审、发售招标文件、现场考察和解答投标人的质疑。此阶段财务管理工作主要是标书款收入的管理。

    决标成交阶段的主要工作有:开标、评标、定标、招标结果公示、发放中标通知和签订合同。此阶段财务管理工作以投标保证金的收退管理、参与评标工作和按时收取招标代理费为重点。

    二、招标业务中的财务管理

    对于招标人或作为专业从事招标业务的招标代理机构,财务管理既包括一般企业财务核算和管理工作,同时也有一些特殊的财务管理内容,主要包括标书发售后的标书款管理、投标保证金的收退管理、评标工作中的财务作用和收取招标代理服务费管理。下面分别介绍上述环节的财务管理模式及存在的一些问题。

    (一)标书发售的标书款管理

    1.法律法规对标书发售环节管理的规定

    《招标投标法实施条例》第十六条规定:招标人发售资格预审文件、招标文件收取的费用应当限于补偿印刷、邮寄的成本支出,不得以营利为目的。

从以上可以看出,招标人在发出资格预审文件和招标文件时,是可以收取适当的费用的,在财务上体现为标书款单笔价格低但数量大。

    2 .实际操作模式及存在的问题

    在公开招标采购方式下,招标公告中多数都要求意向投标人需购买招标文件才有资格参与投标,因此发售招标文件是招标业务的通常环节。

    在发售招标文件时,财务人员向购买标书方开具发票并确认收入。对于外埠的招标项目标书发售有两种模式,一种是由业务人员在当地发售纸质标书,将收取的现金标书款汇入公司账户;另一种是项目所在地招标办,要求在当地的公共交易服务中心发售电子标书,标书款由其代收,在扣除一定比例的管理费用后,定期付至招标代理机构账户。异地发售标书无法同步开具机打发票,业务人员在开标前需按照购标人清单向财务部门申请开出发票,在开标现场交于购标人。

    在标书发售环节,财务核算中出现的问题,主要是对于电汇方式购买标书,在业务量大、项目多的情况下,需要业务人员确认到项目标号中,财务人员才能开具发票并确认收入。有些项目因标书金额小、付款人名称为个人、购标人不索要发票等原因,造成业务人员确认滞后甚至不予确定,影响财务核算。

    (二)投标保证金收退的管理

    1.投标保证金收取的管理

    (1)投标保证金的作用

    投标保证金是投标人按照招标文件规定的形式和金额向招标人递交的,约束投标人履行其投标义务的担保。投标保证金有利于维护招标人的合法权益。其主要保证投标人在递交投标文件后不得撤销投标文件,中标后不得无正当理由不与招标人订立合同,在签订合同时不得向招标人提出附加条件或者不按照招标文件要求提交履约保证金,否则,招标人有权不予返还其递交的投标保证金。

    (2法规对投标保证金收取环节管理的规定

    《招标投标法实施条例》第二十六条规定:招标人在招标文件中要求投标人提交投标保证金的,投标保证金不得超过招标项目估算价的2%。投标保证金有效期应当与投标有效期一致。依法必须进行招标的项目的境内投标单位,以现金或者支票形式提交的投标保证金应当从其基本账户转出。

    《政府采购法实施条例》第三十三条对投标保证金的规定:招标文件要求投标人提交投标保证金的,投标保证金不得超过采购项目预算金额的2%。投标保证金应当以支票、汇票、本票或者金融机构、担保机构出具的保函等非现金形式提交。投标人未按照招标文件要求提交投标保证金的,投标无效。

    (3投标保证金的收取方式

    目前投标保证金的收取方式主要有:电汇、支票、银行汇票、现金、银行保函和专业担保公司的保证担保等。为有效遏制围标串标等违法行为,对投标保证金有两个限定条件,一是以支票、银行汇票和电汇方式提交的投标保证金,必须出自投标人的基本账户。为了方便在评标时审查投标人投标保证金是否出自其基本账户,招标文件中一般会要求投标人在投标文件中提交开户许可证的复印件。二是政府采购项目不允许以现金方式提交。

    (4投标保证金收取管理中存在的问题

    对于电汇以外方式递交的投标保证金,招标人或招标代理机构希望能提前一日递交,以便能核对真实性。但是在实际操作中,更多的投标人会当场递交。在开标现场接受投标保证金,需要财务人员将票据和现金存入银行或由银行核实保函印鉴,信息不能及时反馈,无法确保此类投标保证金的真实性和准确性。

    许多政府采购项目的招标过程,因项目单一或标的额较小,参与投标的企业数量有限,开标和评标工作当天完成。因此,投标人提交的投标保证金还来不及入账就需要退还了。有些招标人或招标代理机构的业务人员出于时间考虑或者操作便捷,对开标现场收取的投标保证金不交财务部门办理入账手续,在自己手中保管。有的招标人或代理机构对于收取的现金,会要求投标人在提交时密封并在封口处加盖单位公章。在中标结果公示后,将投标人提交密封的保证金直接退还投标人。上述方式确实比较简便,但操作不规范,同时存在很大风险。主要风险一是按照法规规定,中标结果公示后,中标人不能按照招标文件中规定的条件与招标人签署合同,中标人提交的投标保证金将没收。如果中标人的投标保证金没有按时入账,支票此时已过期或中标人开出的是空头支票,则投标保证金无法扣回,将会给招标人造成损失。二是投标人缴纳的现金做封存保管,出现假币等问题,容易引起纠纷。

    另外,在实际操作中,同一投标人可能参加同一公司组织的多个项目,或者同一项目不同包的投标,并分次支付投标保证金。这时由于财务人员不了解具体项目信息,核算时就不能只以投标人名称和业务人员的信息确定投标保证金所属项目。因此在以电汇方式收取的投标保证金,如果投标人在汇款时不注明标号,就需要业务人员确认到具体项目中,否则会影响到财务部门的处理速度。

    2.投标保证金退还的管理

    (1)法规对投标保证金退还环节管理的规定

    《招标投标法实施条例》第五十七条规定:招标人最迟应当在书面合同签订后5日内向中标人和未中标的投标人退还投标保证金及银行同期存款利息。

    《政府采购法实施条例》第三十三条规定:采购人或者采购代理机构应当自中标通知书发出之日起5个工作日内退还未中标供应商的投标保证金,自政府采购合同签订之日起5个工作日内退还中标供应商的投标保证金。

    《政府采购货物和服务招标投标管理办法》(财政部令第18号)第三十七条规定:招标采购单位应当在中标通知书发出后5个工作日内退还未中标供应商的投标保证金,在采购合同签订后5个工作日内退还中标供应商的投标保证金。招标采购单位逾期退还投标保证金的,除应当退还投标保证金本金外,还应当按商业银行同期贷款利率上浮20%后的利率支付资金占用费。

    (2)投标保证金的退还方式

    招标人或招标代理机构的业务人员按照招标采购项目进度,对需要退还的投标保证金履行审批手续后提交财务人员。财务人员核实信息后,采取原路退还的方式。为简化手续,中标人的投标保证金,多数会扣除招标代理服务费后,做差额退还处理。

    (3)投标保证金退还管理中存在的问题

    法规中对投标保证金的退还时间有严格的要求,特别是政府采购项目要求的时间较短。在实际操作中,如果招标采购项目较小,在短时间内完成开标评标工作并按期发布中标公告,很难保证所有项目都能在5个工作日内完成退保工作,未中标人可能会因此向主管部门投诉招标人或招标代理机构。

    《招标投标法实施条例》中还明确规定在退还投标保证金时,需同时退还资金利息,但是未明确利息的计算方法,更为重要的是对于支付资金利息,投标人应向付款人提供何种形式的发票,这已经成为实际操作中的难点问题。笔者作为从事招标业务财务管理的人员,就这一问题先后咨询了税务稽查部门和会计师事务所,得到的答复是,招标代理机构按照法规支付利息是可以的,但在成本中列支,必须有正规的发票为前提,发票中的摘要信息需写明资金占用费或利息。从投标人的角度考虑,由于各招标项目的类型不同,投标人的经营领域和范围差别很大,许多企业不能开具规定内容的发票。如果投标人单独向自己的主管税务机构申请,由税务机构代为开出此类发票也可以操作。但如果投标保证金金额较小,在招标代理机构账户停留的时间又较短,多数投标人为了避免麻烦,放弃收取这部分利息。作为招标人或招标代理机构,对于投标人放弃收取投标保证金利息的行为,从保护自身的法律角考虑,应当要求投标人签署一份放弃声明,但在实际操作中投标人都不愿配合签署。

    (三)财务人员参与评标工作

    招标人为了使中标人在合同签约履行过程中,有能力保证项目顺利实施,招标人一般会要求投标人提供近三年经会计师事务所审计的财务报表,通过报表了解其经营状况和财务状况。在大型项目的招标评标工作中,财务人员会为业务提供专业化的支持,分析投标人的财务报表数据,计算各种财务指标参数,通过几年财务数据的对比,分析出投标人的财务能力和发展趋势,从财务层面为评标专家提供有力支持。

    (四)招标代理服务费的收取

    招标代理服务费分为由委托人或中标人支付两种形式。政府采购项目和内资招标项目多数由中标人支付,并在招标文件中做出明确约定,招标人会将这部分成本计算在投标总价中。招标代理机构多数会从中标人缴纳的投标保证金中扣除此项费用,一般不会产生应收账款。外资招标项目的代理服务费由委托方支付,双方签订委托代理协议后,招标代理机构按照招标工作进度收取代理服务费,但存在委托人不按期付款的情况,有的项目拖欠时间很长甚至无法收回。

    招标代理服务费的收益状况,一直以来受到国家行业主管政策和市场竞争状况的影响。在招标制度建设中,国家对招标代理服务收费标准及收费对象等方面的政策也不断修改调整,招标代理行业收费从国家统一标准,后部分放开由市场调节,最终实现完全市场化的演变过程。加之,2013年国务院取消了机电产品国际招标机构资格审批和通信建设项目招标代理机构资格认定;2014年财政部取消了政府采购代理机构资格认定。这些资质的取消,使招标代理机构的准入门槛降低,造成行业价格竞争更加激烈。

    三、招标业务财务管理的几点构想

    (一)通过电子招标方式实现管理提升

    随着电子商务和项目管理信息化的迅速发展,招标投标行业运用电子信息技术改造传统纸质招标投标形式,推行电子招标投标。电子招标平台是在互联网技术的基础上,将电子商务平台和招标采购的标准流程相结合的产物,它的特点是便捷、高效和透明。电子招标可提高效率,通过网络完成招标评标活动的全过程,降低交易成本,建立信息公开共享机制并且可以有效避免招投标过程中的暗箱操作等腐败行为。

    电子招标方式在财务管理环节,简化了招标的业务人员对标书销售款和投标保证金的确认,由系统自动完成,使财务核算摆脱对业务的依赖而且信息更加准确完整、财务核算及时。同时,投标人信息只限定在相关人员中,避免信息泄露,保护投标人的利益。

    (二)加强投标保证金退还环节的管理

    法规对投标保证金的退还时限要求非常明确,财务管理中,资金入账后及时完成账务处理,相关信息通过系统反馈到业务部门。业务环节在中标通知发布的同时,向财务部门提交退款申请,以备财务做好资金安排。财务在核实信息无误后,可采用最为快捷的网上银行支付方式退款,确保资金实时到达收款人账户。财务与业务的联动机制,是确保退款及时的必要条件,从而维护了招标机构的良好声誉。

    (三)提供延伸服务创造更大价值

    在竞争日益激烈的环境中,如何才能保证招标的主导地位,实现收益水平不断提升,是每个招标代理机构面临的共同问题。笔者认为只有不断提升自身能力和综合素养,为招标委托人提供超值服务,在做好招标基础工作的同时,提供延值服务。例如:提供项目咨询服务、为招标委托人提供商务管理、招标工作完成后将投标人的相关信息数据整理提供给招标委托人、为招标委托人的项目资金需求搭建平台等。这些都将成为招标代理机构实现收益多元化的途径。

 

 

来源:《招标采购管理》  作者: 高文莉  单位:中国通用咨询投资有限公司

 

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